O que é compliance?
O termo compliance significa agir de acordo com as regras posicionando-se de uma maneira íntegra. No cenário empresarial, isso quer dizer que toda a empresa, incluindo funcionários, colaboradores e parceiros devem agir em conformidade com regulamentos internos, externos e leis aplicáveis ao negócio. Essa prática beneficia a empresa como um todo, pois faz com que o fluxo do negócio seja melhor gerenciado e possibilita o conhecimento mais amplo de tudo aquilo que envolve a empresa.
A importância do compliance no cenário organizacional.
A atividade de compliance consiste na criação de procedimentos internos, visando a transparência e o controle de toda a organização empresarial. Além disso, também visa a criação de procedimentos gerenciais para que a empresa tenha maior controle de suas atividades. A implementação de auditorias é um bom exemplo dessa prática.
Uma das características mais relevantes do compliance é sua postura preventiva. Essa postura consiste em impedir a disseminação de ações que ofereçam risco nos negócios de um cliente, evitando problemas de difícil correção. E o mais importante: caso não seja possível evitar o problema, certificar-se de que a situação não irá se repetir.
A lei anticorrupção (lei 12.846/2013) dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública. Com o crescimento da vigilância por parte das autoridades públicas em relação a operações ilegais praticadas por empresas, e pelo olhar do mercado perante esse tipo de prática, o compromisso com a integridade das empresas é cada vez mais importante.
As irregularidades mencionadas na legislação anticorrupção vão desde a utilização de pessoa física ou jurídica para prática de atos ilícitos até atos lesivos ocorridos em processos e contratos de licitação. A lei prevê, nesses casos, multa, no valor de 0,1% a 20% do faturamento bruto da empresa e publicação da decisão condenatória em meio de comunicação de grande circulação na área de atuação da empresa infratora. Caso não seja possível estabelecer a multa por meio do faturamento, seu valor poderá variar entre 6 mil a 60 milhões de reais.
Compliance no ecossistema jurídico.
O compliance jurídico nada mais é que a criação e desenvolvimento de posturas preventivas que identifiquem potenciais infrações e minimizem riscos.
Na área contratual, práticas de compliance otimizam o monitoramento de contratos, como, por exemplo, se os serviços que estão dispostos no documento são adequados, se os prazos para cumprimento de serviços serão cumpridos, se o contrato não possui disposições que possam ser caracterizadas como ilegais, ou ainda, se há alguma cláusula que não está de acordo com os interesses dos contratantes.
Outro fator que merece destaque na área contratual é a importância dada para a elaboração minuciosa de contratos. Contratos nada mais são que uma materialização daquilo que foi negociado entre as partes e, sendo um contrato bem elaborado, fica melhor garantida a segurança, a solidez e a transparência negocial.
Na área de propriedade intelectual, para que seja concedida a devida proteção jurídica a uma marca, é necessário realizar desde o início procedimentos junto ao INPI – Instituto Nacional da Propriedade Industrial -, como pesquisa prévia para verificar se é possível realizar o registro da marca em questão, monitoramento do processo que aguarda posicionamento do INPI, e acompanhamento após o registro da marca ser concedido. É o monitoramento continuado do procedimento que garante a efetiva proteção jurídica da marca. O mesmo vale para outros tipos de proteção como, por exemplo, contratos de confidencialidade, patentes, registro de software e desenho industrial. Além disso, em caso de licenças, é necessário ter muita atenção na forma de elaboração e cumprimento dos contratos.
Na área societária, transparência, estratégia e competitividade são importantes porque são esses os fatores que irão garantir solidez e longevidade à empresa. Por isso é necessário haver a construção de uma estrutura societária sólida, que começa com a boa relação de negócio entre os sócios da empresa e desenvolvimento de um contrato social e acordo de quotistas/acionistas que reflita o real interesse de todos, além de outros documentos relacionados à estrutura da empresa.
Com relação a deliberação entre sócios, devem estar bem pontuados, no contrato social, quais são os mecanismos de entrada e saída deles. Também é fundamental a elaboração de um acordo de quotistas, que contenha exatamente os termos em que os sócios podem negociar, bem como, se for cabível, cláusulas de não concorrência.
Outro exemplo de boas práticas gerenciais é a criação de um código de conduta que a ser seguido pela empresa. A legislação enxerga essas medidas de forma bastante positiva. Se eventualmente a empresa for condenada por algo irregular, a existência de mecanismos internos de integridade, como auditorias internas e aplicação de manuais de conduta, são fatores que podem ser levados em consideração para diminuir os valores de multa. Dessa maneira, é essencial que as empresas realmente se comprometam a implementar práticas de compliance justamente para evitar que os danos em sua imagem se tornem de difícil reparação, e isso também vale para as empresas de pequeno e médio porte, não apenas para as grandes. O objetivo legal não é a punição direta, mas sim, reforçar o papel educativo da lei, que fornece instruções para as empresas sobre a importância das práticas preventivas e de como executá-las, permitindo um controle assertivo de toda a sua organização.
Em caso de irregularidades, as penalidades vêm tanto do mercado, quanto da lei. Pelo mercado, destacam-se o rompimento de relações negociais existentes, o afastamento de potenciais investidores e a inviabilização de futuros negócios por terceiros que não queiram ver seu nome envolvido com o de uma empresa infratora. Já as penalidades trazidas pela legislação podem ser a aplicação de multas e a responsabilização das empresas pelos atos cometidos, sendo que em algumas situações a responsabilização pode recair em seus dirigentes e colaboradores.
Conclusão.
É possível incorporar na empresa práticas de compliance estimulando a proatividade, a transparência e uma competitividade saudável. Ao invés de apenas atuar quando um determinado problema ocorrer, desenvolver um olhar anterior, com a finalidade de minimizar ou até mesmo, fazer do problema uma solução.
Além disso, também é importante, dentro de algumas atividades, realizar o cumprimento de exigências regulatórias, assim como estar em dia com os prazos para conseguir renovações contratuais antes do vencimento de contratos. A prática de compliance, além de trazer segurança, estimula uma visão estratégica que, nos dias de hoje, é a grande responsável por oferecer longevidade e sustentabilidade às empresas.
Para um monitoramento adequado às necessidades de sua empresa, é importante procurar por um profissional especializado na área, que entenda como esse mercado funciona e que, além de estimular esse tipo de prática, tenha uma postura ativa e também as realize.
Autoria:
Wallace Felipe de Oliveira
Julieine Ferraz Nascimento